Polityka prywatności

1. Kto jest administratorem

1. Administratorem danych osobowych opisanych w tej Polityce jest FHU Marcin Ranoszek, Pasieka 14a, 98-354 Radoszewice, NIP 5080105719 (Usługodawca, „my”). Kontakt we wszystkich sprawach danych osobowych: biuro@trasio.pl. Nie wyznaczyliśmy inspektora ochrony danych – nie mamy takiego obowiązku (art. 37 RODO). 2. Polityka wykonuje obowiązek informacyjny z art. 13 i 14 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 (RODO) wobec: osób zakładających konto i reprezentujących Klienta, pracowników biura Klienta korzystających z serwisu Trasio (Serwis), kierowców logujących się do Aplikacji kierowcy – w zakresie, w jakim jesteśmy administratorem – oraz osób odwiedzających strony Serwisu i kontaktujących się z nami.

2. Kiedy jesteśmy administratorem, a kiedy tylko przetwarzamy dane na zlecenie

1. Jesteśmy administratorem danych potrzebnych do zawarcia i wykonania umowy z Klientem, rozliczeń, obsługi zgłoszeń oraz zapewnienia bezpieczeństwa Serwisu (punkty 3–5 poniżej). 2. Dane, które Klient i jego Użytkownicy wprowadzają do Serwisu w ramach swojej pracy – np. dane kierowców (imię, nazwisko, telefon, e-mail, data urodzenia, numer i kategorie prawa jazdy, daty ważności badań, szkoleń i uprawnień), zlecenia z adresami, wnioski urlopowe, wydatki i zaliczki, zgłoszenia SOS, dane kontrahentów i osób kontaktowych – przetwarzamy wyłącznie na polecenie Klienta jako podmiot przetwarzający (art. 28 RODO), na podstawie umowy powierzenia (Załącznik nr 1 do Regulaminu). Administratorem tych danych jest Klient (Twój pracodawca lub zleceniodawca). W sprawach tych danych – w tym aby skorzystać ze swoich praw – zwróć się najpierw do Klienta; jeżeli napiszesz do nas, przekażemy prośbę Klientowi.

3. Jakie dane, w jakim celu i na jakiej podstawie

1. Zawarcie i wykonanie umowy, prowadzenie Konta (art. 6 ust. 1 lit. b RODO – gdy umowę zawiera osoba fizyczna prowadząca działalność; art. 6 ust. 1 lit. f RODO – nasz prawnie uzasadniony interes polegający na kontakcie z osobami reprezentującymi Klienta i pracownikami Klienta): imię i nazwisko, adres e-mail, telefon (opcjonalnie), dane firmy (nazwa, NIP, adres), rola w Serwisie, hasło (przechowywane wyłącznie jako skrót), sekret logowania dwuetapowego (szyfrowany), daty logowań. 2. Logowanie kierowców do Aplikacji kierowcy (art. 6 ust. 1 lit. f RODO – zapewnienie bezpiecznego dostępu do usługi zamówionej przez Klienta): numer telefonu, kod PIN (jako skrót), liczba nieudanych prób, sesja na urządzeniu. 3. Rozliczenia, faktury i obowiązki podatkowe (art. 6 ust. 1 lit. c RODO w związku z ustawą o podatku od towarów i usług, Ordynacją podatkową i ustawą o rachunkowości): dane firmy, adres e-mail do faktur, historia Pakietów, płatności i faktur, tytuły przelewów; przy płatności online – identyfikatory płatności nadane przez operatora (nie przechowujemy pełnych numerów kart). 4. Wiadomości o usłudze (art. 6 ust. 1 lit. b lub f RODO): e-maile i SMS-y o rejestracji, resetowaniu hasła, płatnościach i końcu Pakietu, odpowiedzi na zgłoszenia, komunikaty w Serwisie („Co nowego”). Nie wysyłamy informacji handlowych e-mailem ani SMS-em bez Twojej uprzedniej zgody (art. 398 ustawy z dnia 12 lipca 2024 r. – Prawo komunikacji elektronicznej). 5. Bezpieczeństwo Serwisu i zapobieganie nadużyciom (art. 6 ust. 1 lit. f RODO – nasz prawnie uzasadniony interes): dziennik zdarzeń (kto, kiedy i jaką operację wykonał), dane sesji (informacja o przeglądarce i urządzeniu – user agent), adres IP używany do limitowania prób logowania i rejestracji, rejestr błędów technicznych. 6. Zapobieganie wielokrotnemu korzystaniu z bezpłatnego okresu próbnego (art. 6 ust. 1 lit. f RODO – ochrona przed nadużyciem): skrót SHA-256 numeru NIP firmy i data wykorzystania okresu próbnego. Skrót nie zawiera nazwy firmy ani danych osób. Jest to dana pseudonimizowana – w przypadku jednoosobowej działalności gospodarczej NIP może dotyczyć osoby fizycznej. 7. Program poleceń i kody rabatowe (art. 6 ust. 1 lit. b RODO): informacja, która firma poleciła którą, i przyznane nagrody; wykorzystane kody. 8. Pomoc techniczna i reklamacje (art. 6 ust. 1 lit. b i f RODO): treść zgłoszeń i korespondencji, dane osoby zgłaszającej. Gdy jest to niezbędne do rozwiązania zgłoszenia lub usunięcia awarii, nasz pracownik może na krótko (do 15 minut) otworzyć podgląd Konta. Każde takie otwarcie jest zapisywane wraz z powodem. 9. Dochodzenie i obrona przed roszczeniami (art. 6 ust. 1 lit. f RODO): dane niezbędne do wykazania wykonania umowy. 10. Podanie danych jest dobrowolne, ale niezbędne do założenia Konta i korzystania z Serwisu (dane oznaczone jako obowiązkowe) oraz – w zakresie danych do faktur – wymagane przepisami podatkowymi. Nie podejmujemy decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, w tym profilowaniu, wywołujących skutki prawne (art. 22 RODO).

4. Skąd mamy dane

Większość danych podajesz sam. Dane pracowników biura i kierowców (imię, nazwisko, e-mail, telefon) wprowadza Klient, który tworzy im dostęp. Dane firm uzupełniamy na podstawie NIP z publicznego wykazu podatników VAT prowadzonego przez Szefa Krajowej Administracji Skarbowej.

5. Komu przekazujemy dane

1. Korzystamy z dostawców, którzy przetwarzają dane w naszym imieniu na podstawie umów powierzenia (art. 28 RODO): a) hosting aplikacji – Vercel Inc. (USA), serwery w regionie: Unia Europejska; b) baza danych i kopie zapasowe – Supabase Inc. (USA), serwery w regionie: Unia Europejska; c) wysyłka e-mail – Vercom S.A., ul. Roosevelta 22, 60-829 Poznań (EmailLabs), Polska; d) wysyłka SMS – LINK Mobility Poland sp. z o.o. (SMSAPI), Polska. 2. Powiadomienia push do Aplikacji kierowcy są przekazywane przez usługę powiadomień producenta przeglądarki telefonu (np. Google, Apple, Mozilla). Treść powiadomienia jest szyfrowana przed wysłaniem tak, że usługa pośrednicząca nie może jej odczytać; powiadomienia nie zawierają danych kontrahentów ani stawek. 3. Dane mogą otrzymać także: biuro rachunkowe obsługujące Usługodawcę (dane rozliczeniowe), organy publiczne – gdy wynika to z przepisów, oraz pracownicy i współpracownicy Usługodawcy upoważnieni do przetwarzania danych. 4. Nie sprzedajemy danych i nie przekazujemy ich w celach marketingowych.

6. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

Niektórzy dostawcy (Vercel, Supabase) mają siedzibę w USA lub korzystają z podwykonawców spoza EOG, nawet jeżeli dane są przechowywane na serwerach w UE. W takim przypadku przekazanie odbywa się na podstawie decyzji Komisji Europejskiej z dnia 10 lipca 2023 r. stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony w ramach EU-US Data Privacy Framework (art. 45 RODO) – w odniesieniu do dostawców certyfikowanych w tym programie – albo standardowych klauzul umownych przyjętych przez Komisję Europejską (art. 46 ust. 2 lit. c RODO). Kopię zabezpieczeń możesz otrzymać, pisząc na biuro@trasio.pl.

7. Jak długo przechowujemy dane

1. Dane Konta i Użytkowników – przez czas trwania umowy; po zamknięciu Konta przez 30 dni (możliwość przywrócenia), potem są trwale usuwane z bazy, a z kopii zapasowych – w cyklu ich nadpisywania, nie dłużej niż 7 dni. 2. Dane rozliczeniowe (dane firmy, płatności, faktury) – przez 5 lat od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku (art. 70 § 1 i art. 86 Ordynacji podatkowej, art. 112 ustawy o VAT), a w razie sporu – do upływu terminu przedawnienia roszczeń. 3. Dziennik zdarzeń i historia powiadomień – przez czas trwania umowy, nie dłużej niż 24 miesiące od zdarzenia, a następnie razem z danymi Konta. 4. Adres IP w limitach prób – do 2 dni. Rejestr błędów technicznych – do 90 dni. Sesje logowania – do wylogowania lub wygaśnięcia (biuro: 7 dni, kierowca: 180 dni, panel administratora: 12 godzin). 5. Skrót NIP i data okresu próbnego – do 5 lat od wykorzystania okresu próbnego, także po usunięciu Konta. 6. Korespondencja i zgłoszenia – przez czas trwania umowy, a potem razem z danymi Konta lub do przedawnienia roszczeń, jeżeli dotyczą sporu.

8. Twoje prawa

1. Masz prawo: dostępu do danych i otrzymania ich kopii (art. 15 RODO), sprostowania (art. 16), usunięcia (art. 17), ograniczenia przetwarzania (art. 18), przenoszenia danych przetwarzanych na podstawie umowy (art. 20), a także wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na naszym prawnie uzasadnionym interesie (art. 21 RODO) – z przyczyn związanych z Twoją szczególną sytuacją. 2. Aby skorzystać z praw, napisz na biuro@trasio.pl. Odpowiemy bez zbędnej zwłoki, nie później niż w ciągu miesiąca (art. 12 ust. 3 RODO). Możemy poprosić o informacje potrzebne do potwierdzenia tożsamości. 3. Masz prawo wnieść skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa (art. 77 RODO). 4. Jeżeli dane wprowadził Klient (punkt 2 ust. 2), z praw korzystasz przede wszystkim wobec Klienta – pomagamy mu w ich realizacji.

9. Pliki cookies i pamięć przeglądarki

1. Serwis zapisuje na Twoim urządzeniu wyłącznie informacje niezbędne do świadczenia usługi, której żądasz. Takie zapisy nie wymagają zgody (art. 399 ust. 3 ustawy – Prawo komunikacji elektronicznej): a) flota_session – sesja logowania pracownika biura (do 7 dni); b) flota_driver – sesja logowania kierowcy w Aplikacji kierowcy (do 180 dni); c) flota_admin – sesja panelu administratora Usługodawcy (do 12 godzin); d) plik cookie logowania dwuetapowego – na czas wpisania kodu z aplikacji uwierzytelniającej; e) flota_demo – sesja wersji demonstracyjnej; f) pamięć przeglądarki (localStorage, IndexedDB) i skrypt działający w tle (service worker) – dane potrzebne do pracy Aplikacji kierowcy bez internetu, kolejka zgłoszeń do wysłania, ustawienia dźwięków, języka i powiadomień, informacja o ostatnio odczytanych zdarzeniach. 2. Pliki cookies są ustawiane wyłącznie przez naszą domenę. Nie używamy plików cookies reklamowych ani analitycznych podmiotów trzecich. 3. Możesz usunąć pliki cookies i dane witryny w ustawieniach przeglądarki; spowoduje to wylogowanie, a w Aplikacji kierowcy – utratę niewysłanych jeszcze zgłoszeń zapisanych bez internetu.

10. Lokalizacja w Aplikacji kierowcy

Aplikacja kierowcy nie śledzi położenia w sposób ciągły. Jednorazowe pobranie lokalizacji następuje tylko przy zgłoszeniu SOS, zgłoszeniu rozładunku i zakończeniu ostatniego punktu trasy – i tylko jeśli kierowca zezwoli na to w telefonie. Współrzędne trafiają do Klienta jako część zgłoszenia (dane powierzone – punkt 2 ust. 2).

11. Bezpieczeństwo

Stosujemy środki techniczne i organizacyjne odpowiednie do ryzyka (art. 32 RODO), m.in.: szyfrowanie połączeń (HTTPS), przechowywanie haseł i kodów PIN wyłącznie jako skrótów, szyfrowanie sekretów logowania dwuetapowego i kluczy integracji, oddzielenie danych każdej firmy w bazie danych (zabezpieczenie na poziomie wierszy), limity prób logowania, dziennik zdarzeń, kopie zapasowe, logowanie dwuetapowe dla administratorów.

12. Zmiany Polityki

O istotnych zmianach Polityki poinformujemy w Serwisie i e-mailem. Polityka obowiązuje od 01.11.2026.